Правила пожарной безопасности в архивах

Введение

Обеспечение сохранности документов в архивах организации требует принятия ряда мер:

• Организация архивов и соблюдение определенных требований;

• Создать оптимальные противопожарные, охранные, температурно-влажностные, световые и санитарно-гигиенические условия внутри архива;

• Используйте специальные методы хранения файлов;

• Соблюдайте меры по охране и защите документов при транспортировке.

Архивы – особенности помещений с точки зрения пожароопасности

Согласно действующей редакции технического регламента о требованиях пожарной безопасности (ФС) РФ архивы отнесены к хранилищам - см статью 32 Федерального закона от 22 июля 2008 г. № 123-Ф3. То есть его функциональный уровень пожарной опасности F5.2.

Все помещения, попадающие в данную категорию пожарной опасности, делятся на разные категории. Более конкретно, категории зависят от:

• Тип хранимого вещества/материала;
• Количество опасных веществ;
• Свойства материала;
• планировочные решения пространства;
• Какие технические процессы происходят в помещении.

Расчет ведется по своду правил СП 12.13130.2009.

Определение категории архива по пожарной безопасности

Обычно архивные помещения на основании расчетов относят к пожароопасным помещениям (категория Б). В этих помещениях содержатся (трудновоспламеняющиеся) жидкости или твердые вещества, такие как пыль или волокна, которые могут воспламениться от воды, атмосферного кислорода или при контакте друг с другом.

Эта категория имеет 4 подкатегории – от B1 до B4. Присвоить комнату одному из них не так просто, как может показаться непрофессионалу. Фактически специалисты провели детальный осмотр дома и выявили все «слабые» места.

На основании зарегистрированных данных определены удельные пожарные нагрузки (г:

• когда g превышает 2200 МДж/м2, его относят к категории B1;
• 1401 – 2200 – Б2;
• 181 – 14 00 – Б3;
• Менее 180 – В4.

В зависимости от категории архива указываются те или иные меры и системы предотвращения и тушения пожаров. На двери снаружи висит табличка с указанием категории.

Зачем и как категорируют архивы

Иногда владельцу непонятно, с какой целью нужно присвоить профилю категорию пожарной опасности.

Представьте себе, если в архивах будет установлена ​​несоответствующая система пожаротушения, это не только не предотвратит порчу важных данных, но и приведет к их потере. Чтобы этого избежать, они рассчитали и классифицировали эти помещения.

Поэтому важность классификации:

• Поможем подобрать эффективные системы пожаротушения, дымоудаления и сигнализации;
• Предоставляет информацию, которая понадобится пожарной команде в случае будущего пожара.

Процесс присвоения значений взрыво- и пожароопасности следующий:

1. Получите заявку клиента.
2. Посетите объект, осмотрите помещение, зарегистрируйте все хранящиеся там материалы и особенности их размещения, соберите другие данные, необходимые для расчетов.
3. Расчет категории.
4. Подготовка файлов.
5. Передача готовых документов и предложений клиенту.

Только лицензированные компании имеют право засекречивать архивы. Доверив свои расчеты опытному проектировщику, вы не только можете быть уверены в безопасности места, где хранятся ваши ответственные материалы, но и можете быть уверены, что не будет никаких придирок со стороны государственных пожарных инспекторов.

Требования к помещению архива

При отсутствии выделенного помещения архивы организации после ознакомления размещаются в подходящем помещении административного здания организации.

При осмотрах определяются огнестойкость здания (помещения), долговечность конструкции, наличие и состояние систем отопления и вентиляции.

Архивы нельзя размещать в ветхих деревянных постройках, сырых основных помещениях, подвалах и на чердаках.

Архивы должны быть защищены от затопления и иметь запасные выходы. В помещении не должно быть водопроводных и канализационных труб.

Противопожарный режим

Система пожарной безопасности регулируется соответствующими нормативными актами в области пожарной безопасности Российской Федерации.

Помещения должны быть пожаробезопасными. Провода должны быть спрятаны, вилки и розетки опломбированы, переносное электрооборудование должно иметь провода с резиновой изоляцией, а выключатели должны располагаться вне архивных помещений.

Огнетушащее вещество должно быть нейтральным и безопасным для документов. Помещения архивов должны быть оборудованы порошковыми огнетушителями или системами газового пожаротушения.

Охранный режим

Помещения архивов должны быть оборудованы охранной сигнализацией. Наружные двери должны иметь металлическую обшивку и прочные замки. На окнах, доступных снаружи, устанавливаются запирающиеся металлические стержни с шарнирами наружу.

В рабочее время помещения должны быть заперты. Один набор ключей всегда должен находиться в службах безопасности организации, а другой набор находится в ведении лица, ответственного за архивирование. Доступ к архивам должен быть строго ограничен.

Температурно-влажностный режим

В архивах бумажных документов при наличии системы кондиционирования должны поддерживаться стандартные температурно-влажностный режим:

• Температура 17–19°С;

• Относительная влажность воздуха 50–55%

В архивных помещениях с нерегулируемым климатом (отсутствием кондиционирования воздуха) следует принимать меры по оптимизации температурно-влажностного режима, а для достижения нормативов использовать разумное отопление, механическое увлажнение и средства сухого воздуха (вентиляция, влажная уборка и т д.) ценности.

Это состояние контролируется с помощью контрольно-измерительной аппаратуры (психрометра, гигрометра и т.п.), удаленной от системы отопления и вентиляции.

При наличии в архиве контрольно-измерительной аппаратуры следует вести журнал регистрации показаний с аппаратуры (приложение 1) .

Измерения параметров проводились один или два раза в неделю.

Резкие колебания температуры и влажности не допускаются.

Санитарно-гигиенический режим

Архивы необходимо содержать в чистоте и порядке, чтобы исключить возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

Для соблюдения оздоровительного режима необходимо:

• Проводите регулярную влажную уборку;

• Раз в год очищайте от пыли стеллажи, шкафы и хранилища файлов.

При уборке используемые средства (например, вода и дезинфицирующие средства) не должны контактировать с документами.

В архивах запрещено хранение посторонних предметов и употребление продуктов питания.

При обнаружении биологических вредителей принимаются экстренные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений.

Световой режим

Файлы хранятся в темноте. Освещение в архивах может быть искусственным или естественным.

Для искусственного освещения следует использовать лампы накаливания в закрытых абажурах с гладкими поверхностями.

Допускается естественное освещение и рассеянный свет при условии использования на окнах штор, жалюзи, защитных фильтров и т.п.

При любом виде обработки документов крайне важно защитить документ от разрушающего воздействия света.

Оборудование архива

Архивные помещения оборудуются стационарными или передвижными металлическими полками.

Применение несъемных деревянных каркасов, обработанных огнезащитными составами, допускается при нахождении помещений в нормальных санитарно-биологических условиях. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих стандартов:

• Расстояние между стойками – 75 см;

• Расстояние между рядами полок (основной проход) – 120 см;

• Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа должно быть не менее 15 см, а для цокольных этажей - не менее 30 см.;

• Расстояние между внешней стеной здания и параллельными стене полками – 75 см;

• Расстояние между стеной и торцом стойки – 45 см.

Оборудование для хранения документов нельзя размещать вблизи наружных стен зданий или источников тепла.

В качестве вспомогательного оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, стеллажи и т.п.

Документы необходимо размещать на полках, в шкафах, используя основной способ хранения (коробки, папки, специальные ящики и т.п.) в соответствии с видом, форматом и другими внешними характеристиками документа.

Бумажные документы постоянного хранения помещаются в картонные коробки и папки, а документы временного хранения – в пачки.

При большом объеме документов пронумеруйте стеллажи, шкафы и стеллажи в помещении архива (сверху вниз, слева направо) и подготовьте топографический указатель для каждого стеллажа (приложение 2). Документы нельзя класть на пол, на подоконники или складывать в хаотичном порядке.

Обеспечение сохранности документов при транспортировке (переезде)

Перемещение и транспортировка документов должны соответствовать требованиям, обеспечивающим их сохранность, личную безопасность, защиту от механических повреждений, воздействия света, осадков и повышенной влажности.

Отгрузочные и упаковочные инструменты, используемые для перемещения и транспортировки документов, должны быть чистыми.

При перемещении документов внутри здания необходимо предусмотреть наиболее эффективные средства и средства транспортировки, чтобы избежать повторного перемещения документов.

Внутригородские перевозки должны осуществляться в опломбированных транспортных средствах, с герметичной упаковкой, герметичными сертификатами, без перестановок и перемещений.

Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов

Дата записи	Климатические параметры воздуха	Меры, принятые для нормализации TVR	Зафиксировать подпись сотрудника
Наружный воздух	Воздух в помещении
Температура	С участием влажности	Температура	С участием влажности
1	2	3	4	5	6	7

Форма карточки постеллажного топографического указателя

_______________________ (Название организации) Указатель топографии книжной полки Номер книжной полки______________

Номер кабинета	Номер полки	Номер фонда	Инвентарный номер	Номер дела к номеру	Примечания
1	2	3	4	5	6