Срок хранения документов по охране труда

Чем регламентирована продолжительность хранения документации по охране труда

Как для коммерческих, так и для государственных учреждений срок хранения журналов по охране труда установлен Приказом Федерального архива от 20 декабря 2019 года № 236. Существует отдельный раздел 7.3, в котором указана необходимая вам информация.

Хотя данный раздел посвящен документам, связанным с охраной труда, обратите внимание, что здесь перечислены не все документы, возникающие в процессе деятельности организации. В этом случае мы рекомендуем рассмотреть дополнительные регламенты, связанные с разработкой и ведением конкретных документов.

Например, хотя в этом приказе не указаны сроки хранения инструкций (стандартов) по охране труда, согласно Постановлению № 1160 от 27 декабря 2010 года они относятся к правовым актам, включающим требования национальных нормативных документов.

Итак, вы знаете, что нужно указать период хранения. Сохранено навсегда. При этом утверждены методические рекомендации по разработке таких инструкций по охране труда. 13 мая 2004 г. Минтруд России объявил, что работодатели обязаны пересматривать их не реже одного раза в пять лет.

Сколько хранить сведения об инструктажах и другую документацию по охране труда

Приказ Росархива устанавливает срок хранения записей вводных занятий и/или ознакомительных занятий на рабочем месте в течение 45 лет. Для наглядности срок хранения исчисляется с 1 января нового года.

Например, если вы обновляете бухгалтерские книги каждый год, срок хранения записей инструктажей (вводных) на рабочем месте отсчитывается с 1 января следующего года.

Если хранить документ до истечения срока его действия, дата начала периода также остается прежней. Это тоже 1 января (см статью 21.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Важно! В некоторых организациях инструкции записываются в журнал под названием «Информация по безопасности». Независимо от наименования этого учетного документа срок хранения записей сохранности один и тот же: 45 лет.

Чиновники также указали срок хранения документов, связанных со специальной оценкой условий труда (СОУТ). Статья 407 Указа Лосархиу № 236 от 20 декабря 2019 года гласит, что все подобные отчеты, декларации и перечни мероприятий по улучшению условий на рабочих местах должны храниться в организации в течение 45 лет и подлежат нанесению вреда (При наличии производства факторов (опасных), срок хранения документов по удостоверению места нахождения работника (ранее эта процедура проводилась вместо СОУТ) увеличен до 50 лет (при оформлении документа до 1 января – до 75 лет). Все, что связано с аварией и ее расследованием, должно храниться от 45 до 50 лет (см пункты 419, 424, 425 Приказа). Документы, относящиеся к СИЗ, хранятся в организации от 12 до 36 месяцев.

Что касается документации, связанной с обучением ОТ, вся документация, связанная с этим процессом, должна храниться в течение 5 лет. Хотя Росалкив ничего не сказал о сохранении сертификатов охраны труда и протоколов их выдачи, он считает, что такие же требования необходимо соблюдать и для обеспечения пятилетней безопасности.

Сроки хранения документов по вопросам охраны труда. Таблица

Тип документа	Срок хранения документов	Примечание
Отчеты о специальных оценках условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальных оценок условий труда конкретных рабочих мест, перечни) улучшение условий и охраны труда):		(1) Вредные и опасные условия труда – 50/75 лет
а) На месте проведения;	45 лет (1)
б) в других организациях	5 лет
Сертификат соответствия работ (сертификат безопасности) по охране труда	5 лет	По истечении срока действия сертификата
Документация о положении и мерах по улучшению охраны труда (акты, предложения, обоснования, сообщения	5 лет
Перечень работ с вредными и опасными условиями труда и на которых запрещен прием на работу лиц до 18 лет и женщин:
а) в месте утверждения;	всегда
б) в других организациях	перед заменой на новый
Перечень опасных и опасных производственных факторов и операций. В это время будут проводиться обязательные предварительные и регулярные медицинские осмотры (осмотры):
а) в месте утверждения;	всегда
б) в других организациях	перед заменой на новый
Документы о диагностике (обследовании) профессиональной пригодности работников (процедуры, рекомендации, психофизиологические требования:
а) в месте утверждения;	всегда
б) в других организациях	перед заменой на новый
Протокол психофизиологического тестирования работников, заключение	50/75 лет
Список производственных рабочих, работающих во вредных и опасных условиях труда	50/75 лет
Разрешения на работу на территориях, где присутствуют вредные и опасные производственные факторы. Выполнять особо опасные и вредные работы	1 год	После закрытия разрешения на работу При несчастных случаях на производстве, катастрофах, несчастных случаях на производстве - 45 лет
Дневник выдачи разрешений на работу в местах присутствия вредных и опасных производственных факторов. Выполнять особо опасные и вредные работы	1 год	После завершения утверждения заказа При несчастных случаях на производстве, катастрофах, несчастных случаях на производстве - 45 лет
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов:
а) в месте утверждения;	всегда
б) в других организациях	перед заменой на новый
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваний работников организации	5 лет EPC
Документы, связанные с расследованием и учетом профессиональных заболеваний (законы, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка	50/75 лет
Договор добровольного страхования от несчастных случаев на производстве и заболеваний работников	5 лет	После истечения срока действия контракта. После прекращения договорных обязательств
Документы по обучению работников охране труда (программы, списки, сообщения	5 лет
Протокол результатов обучения по охране труда	5 лет
Журналы, бухгалтерские книги:
а) Информационная сессия по охране труда (ознакомительная и рабочая);	45 лет
б) Профилактическая работа по охране труда, проверка знаний по охране труда	5 лет
Книги, журналы, базы данных несчастных случаев на производстве, записи о несчастных случаях	45 лет
Документы о несчастных случаях на производстве, авариях, несчастных случаях на производстве (законы, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, чертежи, фото- и видеодокументы, выписки из протоколов инструктажей по охране труда:		(1) Повлекло за собой значительный материальный ущерб и гибель людей – длящийся
а) Место редактирования;	45 лет (1)
б) в других организациях	5 лет
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, чистящими и дезинфицирующими средствами, молоком и другими приравненными к ним пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием:		(1) После замены на новый продукт
а) в месте утверждения;	всегда
б) в других организациях	3 года (1)
Документация (памятки, нормативные акты, заключения, сообщения) об обеспечении средствами индивидуальной защиты, чистящими и нейтрализующими средствами, молоком и другими приравненными к ним пищевыми продуктами, лечебным и профилактическим питанием рабочих и служащих	3 года	При отсутствии иной документации о вредных и опасных условиях труда, действиях и заключениях - 50/75 лет
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, чистящих и нейтрализующих средств, молока и других приравненных к ним пищевых продуктов, лечебного и профилактического питания	1 год
Документы (законы, акты, сертификаты, заключения, сообщения) о соответствии (несоответствии) санитарным, эпидемиологическим и санитарным требованиям условий эксплуатации, территории, зданий, сооружений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств	5 лет EPC
Ответы на вопросы охраны труда	5 лет

Как определить срок хранения приказов по вопросам охраны труда

В данной таблице не указан срок годности вашего заказа, поэтому необходимо следовать п. 1.2 п. 19. Глава 2 списка.

Установить сроки хранения приказов, инструкций, документов (справок, сводок, сведений, отчетов), связанных с:

• По основной (основной) деятельности всегда,

• 5 лет по административным и экономическим вопросам.

Иными словами, срок хранения приказов по вопросам охраны труда должен определяться в зависимости от содержания и цели приказов по вопросам охраны труда.

Именно это пояснило Минтруда в своем письме № 15-2/ООГ-1277 от 3 июня 2022 года.

Новые штрафы за несоблюдение требований о сроках

В целях соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями требований власти ввели ст. Статья 13.20 предусматривает штрафы для нарушителей. До прошлого года санкции были мизерными, менее 500 рублей, и действовали только против граждан и чиновников.

Однако осенью 2020 года вступила в силу поправка, увеличивающая размер штрафа в 20 раз (см. Федеральный закон от 15 октября 2020 года № 341-ФЗ). Следуйте действующей редакции ст.

В соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ за нарушение правил или сроков архивного хранения документов, связанных с протоколом обучения по охране труда, специальной оценкой или расследованием несчастных случаев, должностные лица подлежат штрафу в размере 3000 тенге. 5 000 рублей, а на такие организации-нарушители налагается штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Где держать документацию по охране труда, чтобы не оштрафовали

Этот вопрос решается исключительно руководством организации. Основная задача – не нарушать установленные законом сроки хранения записей инструктажей по охране труда и других документов, а также не подвергать документы риску кражи, утраты или несанкционированного изменения.